Fecha de recepción del artículo: 15 de febrero de 2012
Fecha de aceptación del artículo: 5 de mayo de 2012
DOI: http://dx.doi.org/10.22335/rlct.v5i1.469
*El artículo es resultado del proyecto de Reingeniería en la planeación de la Universidad Francisco de Paula Santander 2011.
* Ingeniero Mecánico. Especialista en Estadística (E). Filiación G:E. Latinoamerica. Email: donroge@gmail.com Orcid: http://orcid.org/0000-0002-0922-2596
++ Licenciado en Biología y Química. Especialista en Biomatemática. Magister en gerencia educativa. Doctor en educación. Filiación. Universidad Francisco de Paula Santander. Email: checo.j.f@gmail.com
*** Licenciado en Matemáticas y Física. Especialista en Estadística aplicada. Magister en gerencia educativa. Doctor en educación. Filiación. Universidad Francisco de Paula Santander. Email: mawency@ufps.edu.co Orcid 0http://orcid.org/000-0003-2937-616X
Resumen
El presente artículo presenta caracterización de perfiles y necesidades de cargo a partir del análisis de metodología para identificar las necesidades de capacitación, fortalecimiento, entrenamiento y desarrollo de cada uno de los cargos durante el ciclo laboral en la institución de educación superior y facilitar las decisiones sobre formación del talento humano. Resultados: procesos administrativos, gestión de calidad son programas en los cuales se centran las necesidades de capacitación. Conclusión: Necesidades en formación y capacitación del personal administrativo de la institución de educación superior de frontera, se centra en la formulación y Gestión de proyectos, gestión administrativa y de talento humano,
Palabras Clave: plan, programa de formación, recuso humano, calidad.
Abstract
This article presents the characterization of profiles and load requirements from the analysis of methodology to identify the training needs, the strengthening, the training and the development of each of the positions during the work cycle in the institution of higher education and Facilitate decisions on the formation of human talent. Results: administrative processes, quality management are programs in which training needs are focused. Conclusion: Needs in training and training of administrative staff of higher education institutions, focus on project formulation and management, Microsoft project, Human Talent management, human talent management.
Keywords: Plan, training program, human resource, quality.
Resumo
Este artigo apresenta a caracterização de perfis e requisitos de carga a partir da análise de metodologia para identificar as necessidades de treinamento, fortalecimento, treinamento e desenvolvimento de cada uma das posições durante o ciclo de trabalho na instituição de ensino superior e Facilitar decisões sobre a formação de talento humano. Resultados: processos administrativos, gerenciamento de qualidade são programas em que as necessidades de treinamento são focadas. Conclusão: Necessidades em treinamento e treinamento de pessoal administrativo de instituições de ensino superior, foco em formulação e gerenciamento de projetos, projeto da Microsoft, gestão de talentos humanos, gerenciamento de talento humano.
Palavras-chave: Planeamento, programa de treinamento, recursos humanos, qualidade
Introducción
Elaboración del descriptivo para el diagnóstico por cargo
El Objetivo del Proyecto fue elaborar un Plan de Capacitación del Talento Humano administrativo de la UFPS ubicada en la frontera, para ello la primera etapa consistió en describir las actividades del cargo, revisando el contexto dentro de la organización y su relación con la misión y visión, para determinar su agregación de valor al conjunto de la organización, así mismo como se diagnosticó el estado actual del entrenamiento y evaluación de necesidades.
Metodología
La investigación sigue un enfoque cuantitativo, descriptivo (Gallardo, Vergel, 2005). Siguiendo metodología para elaboración de plan de capacitación de IES. Para diligenciar adecuadamente el formulario de descripción del cargo, se solicitó atender instrucciones y orientaciones formuladas en la guía de elaboración del plan, se presentan ejemplos como ilustración. El formulario consta de:
Identificación. Es el conjunto de datos que permiten ubicar el cargo dentro de la organización en el momento actual. Debe indicar: unidad a la que pertenece su cargo: por ejemplo, División de Recursos Humanos, Vicerrectoría Administrativa, entre otros.
Denominación del cargo: por ejemplo, Auxiliar de Nómina, Docente, Auxiliar Contable, Auxiliar de Laboratorio, entre otros.
Cargo en Nómina: Auxiliar Administrativo 09, Profesional 03, Docente tiempo completo.
Ocupante del cargo o empleado: es decir, su nombre.
Cargo del Jefe inmediato: es decir, el cargo de su jefe. Nombre del Jefe inmediato Fecha: se refiere a la fecha de hoy. Firmas: es un espacio que debe quedar en blanco, hasta el día en que termine la validación de la información.
Misión del cargo. Indica la razón de ser principal del cargo, considerado en forma global (López, 2012; DNP, 2009). Es una síntesis de todo el trabajo realizado en una sola frase. La forma de redactarla es respondiendo a preguntas como: ¿Qué se hace? ¿Dónde se hace? ¿De acuerdo con qué? ¿Para qué se hace?
Caso: El Gerente Financiero de una entidad cualquiera, redactará su misión de la siguiente manera: Impulsar, dirigir y coordinar los procesos financieros, contables, tributarios y de sistemas de la Compañía, de acuerdo con las políticas y directrices establecidas por el Grupo dentro del marco legal vigente, para disponer de una información económica-financiera fiable y exacta, la generación de valor de forma eficiente y los objetivos de rentabilidad y financiación previstos.
De acuerdo con el ejemplo, la primera parte está conformada por el verbo o verbos que reflejan la acción principal del cargo sobre la función encomendada. Los cargos estratégicos, escribirán verbos como Planificar, Orientar, etc. Los cargos directivos, verbos como Dirigir, Organizar, Controlar, etc. Los cargos de jefatura, verbos como Programar, Coordinar, Supervisar, etc. Los cargos técnicos, verbos como Elaborar, Realizar, Verificar.
La segunda parte está conformada por la función encomendada, es decir, la actividad o área especializada sobre la cual se ejerce la acción principal y que está orientada a conseguir los objetivos principales. Debe ser definida en forma global y delimitada claramente de las misiones de otros cargos.
La tercera parte se refiere a la guía o marco de acción, es decir, la orientación principal que recibe el cargo para el desarrollo de su misión, por ejemplo, las políticas de la universidad, normas, acuerdos, etc.
Por último, la cuarta parte se refiere al resultado más significativo que el cargo aporta a la institución (Alarcón, 2012). Estos resultados son permanentes y genéricos.
Responsabilidades de los puestos subordinados teniendo en cuenta que:
1. Se escriben los nombres de los cargos subordinados
2. Se escribe la misión de cada cargo, siguiendo las directrices del punto anterior. Debe ser la misma que aparecerá como misión en los descriptivos de cargo de los subordinados.
Responsabilidades del cargo
Consta de listado de actividades deliberado con colaboradores en su mismo cargo. Utilice su lista de la siguiente manera: El procedimiento que siguió fue
1. Enumere según el orden de importancia todas las actividades que se realizan.
2. Si tiene más de cinco (5) actividades, trate de agrupar las actividades similares y vuelva a numerar.
3. Diligencie el formulario con las cinco actividades más importantes de su cargo, redactándolas de tal forma que responda a las preguntas que se plantean en el formato.
Participación institucional
En este punto se ve la actividad de cada cargo en los diferentes comités, Consejos, reuniones u otro que existen dentro de la organización. Si no participa en ningún comité, pase al siguiente punto. Si participa en 1 o más comités, tenga en cuenta los siguientes puntos:
Comité. Se refiere al nombre del comité, por ejemplo, Comité Curricular, Consejo Académico.
Propósito. Objetivo del funcionamiento del comité, por ejemplo, aprobación de cursos para cada período académico.
Rol: Se refiere a la función por la que su cargo se encuentra en dicho comité, por ejemplo, divulgar las decisiones sobre la aprobación de cursos por cada período académico.
Frecuencia reuniones. Periodicidad con la que dicho comité se reúne, por ejemplo, semanalmente.
Educación, formación, experiencia y habilidades
En esta parte se describió el carácter y los requisitos para desempeñar con excelencia su cargo, se pide que se escriban los requisitos ideales y no sólo los requisitos que actualmente se cumplen, es decir, si el cargo requiere que sea ejercido por un profesional y es ejercido por un bachiller, se pide que se escriba "profesional"
Carácter de las funciones del cargo. Se refiere al tipo de actividades que se realizan, si son directiva/gerenciales, profesionales, asesoría, técnicas o de otro tipo.
Requisitos de educación. Se refiere al nivel de educación necesaria para el desempeño exitoso en el cargo, por ejemplo, profesional.
Área de formación específica. Se refiere al área de conocimientos necesario para el desempeño exitoso en el cargo, por ejemplo, Contabilidad.
Habilidades funcionales. Se refiere a las habilidades que debe tener cualquier persona que trabaje en el área en la cual se ubica funcionalmente el cargo, por ejemplo, capacidad de organización, Planificación, Comunicación, Orientación al logro.
Habilidades técnicas. Se refiere a las habilidades específicas que debe tener una persona que desempeñe su cargo, por ejemplo, manejo de paquetes de computación, liderazgo, etc.
Figura 1. Proceso Diagnóstico de capacitación por cargo
Requisitos de experiencia. Se refiere a la experiencia con la que es necesario llegar a ocupar el cargo actual. Por ejemplo, para el cargo de Auxiliar de Nómina, se podría requerir dos años de experiencia en áreas relacionadas con el cargo, o en trabajos similares en contabilidad. Pueden existir cargos que no requieran experiencia previa.
Habilidades organizacionales. Se refieren a las habilidades generales que debe tener cualquier persona que trabaje en, por ejemplo, vocación de servicio, Compromiso, Responsabilidad, Competencia, Liderazgo, Solidaridad, Trabajo en equipo, etc.
Tipos de formación requerido en instituciones de educación superior por parte de personal administrativo se ubica en instrucción y entrenamiento, inducción y reinducción, capacitación formal y formación en pregrados y postgrados.
Los siguientes aspectos se pueden tener en cuenta para que la capacitación tenga el impacto deseado:
Concretar el grupo al que se dirigirá la capacitación. Lo aconsejable es tener en los mismos grupos niveles iguales organizacionales, así se atenderán los propósitos del programa o curso que se realice.
Definir el presupuesto que será utilizado para realizarla (Unikel, 2004). Así se podrán unificar en toda la Universidad los dineros que se utilizarán en temas de capacitación y desarrollo.
Saber el tiempo con el que se dispondrá para realizarla y difundir en la organización cuál será su duración con el objeto de establecer un orden en las tareas que se están desarrollando.
Para definir el estado actual de necesidades de capacitación en la Universidad (Roncancio & Espinoza, 2010), se hicieron 9 reuniones con el personal de planta de la Universidad en donde se explicó la metodología de trabajo y se establecieron los parámetros de evaluación de las habilidades organizacionales, funcionales y técnicas de cada uno (Cuadro
1. Formato de elaboración del diagnóstico de capacitación por cargo), para establecer perfiles del trabajo que realizan y construir el plan de capacitación.
Resultados
La población del personal administrativo de planta vinculada a la Universidad Francisco de Paula Santander hasta la vigencia 2011 consta de 86 personas para el primer semestre académico y tienen dedicación de tiempo completo el 100% del personal, de los cuales el 53 % son mujeres y el 47 % son hombres
Tabla 2. Matriz de Prioridades
Los niveles de estudio en formación académica del personal administrativo de contrato en el año 2010 primer semestre están representados así: 1% del personal tiene título de Maestría, 14% tienen título de especialista, 27% tienen título universitario, 15% tienen formación técnica y el 43% tienen otros tipos de formación.
